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公文错误剖析,公文写作错误案例分析,公文错误案例,错误公文范例

发布时间:2014-05-15 来源: 公文写作常见错误

行文错误. 行文错误. ((四四) ) 附件错误. 附件错误. ((五五) ) 主题词错误. 主题词错误. 1. 1. 2. 2. .. 按照规定,公文的紧急程度,除了 按照规定,公文的紧急程...

公文拟制常见错误剖析 (一)违反行文规则。公文是有一套严格的行文规则的。我们日 常遇到的问题主要五个方面:一是直接报送省体育局领导同志个人。

按照规定, 除局领导同志交办事项和确需直接报送审批的少数敏感涉 密事项、重大突发事件及涉外事件外,不得将请示、报告直接报送局 领导同志个人(有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确,报局 里怕批到其他领导那去,这样既不符合公文处理的规定,也违反了正 常的工作关系)。二是多头报送。主送省体育局的请示、报告,不能 再同时报送有关处室,也不能再同时报送局领导同志个人。如遇有情 况特别紧急确实需要分送有关局领导的, 应在文件的首页注明分送情 况。

邀请局领导出席有关重大活动, 不能分别向局领导本人报送请柬, 原则上应向省体育局写出请示,统一协调安排(有一个市有个活动, 给每位局领导都送了请柬,本意是不错,但造成很大被动)。三是越 级行文。按照规定,省体育局不受理直属单位内设处室和县级政府、 县级体育部门的请示、报告。县级政府或县级体育部门如果有问题需 请示省体育局的, 可以先向其上一级部门 (市政府或市体育局) 呈文, 由其上一级部门再向省体育局呈文。四是请示事项一文数事。请示类 公文应一文一事,即一事一请示,这是基本规矩。如果一文数事,把 几个属于不同方面解决的问题搞一揽子请示,既不便于批办,又容易 使问题复杂化,不利于问题的解决。如,某中心关于备战第十二届全 运会夏训工作动员会议及有关经费的请示, 此件中既邀请局领导参加 会议, 又申请有关经费, 这些事项分属不同的局领导分管, 没法报批, 应一事一文分别报送。

五是不经协商或协商不一致行文。

这里要强调, 局机关各处室涉及经费的公文在送办公室审签前要送经计财处审核 同意并签署意见, 涉及法律法规的公文在送办公室审签前要送经法规 产业处审核同意并签署意见。

(二)文种适用常见错误。主要有三个方面:一是“请示”与“报告” 混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有的单位把向省 体育局请求批准事项的“请示”写成“报告”;有的单位向省体育局 写的“报告”中含有请示事项;还有就是一份请示中包含多项请示事 项。二是 “请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本 单位的上级机关(领导)。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机 关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。“批复”一般 是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。

三是上行文文种使用不 当。

下级单位向上级机关报文一般使用请示、 报告、 意见三个文种 (除 单位或处室在参加国家或省会议后向省体育局提出我省(局)贯彻落 实意见时可以使用“意见”文种,如××关于贯彻落实全国体育某会 议精神的意见外,一般情况下使用“请示”和“报告”文种),其他 文种不能用。省体育局办公室曾经收到个别中心《关于处罚××同志 的决定》、 《关于呈报×× 的报告》、 《关于解决××经费的申请》、 《关于××情况的说明》,这都是不正确的,说明对文种使用范围和 写作还不清楚。

(三)“签发人”常见错误。按照规定,上行文由主要负责人签发, 下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签 发。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字 号右侧(下行文一般不标识签发人)。这方面,出现的问题比较多, 很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人,这是不规范的。

二是签发人不正确。“主要负责人”的含义,国办有个解释,是指各 级行政机关的正职或主持工作的负责人。

各直属单位上报省体育局的 文件,必须由主要负责人签字,主要负责人因出访、健康等原因,可 由主持工作的负责人(不是分管负责人)签发。个别单位请示件签发 人是分管同志,这是不对的。三是字体使用不正确。公文格式要求, “签发人” 三字用 3 号仿宋字体, 签发人姓名用 3 号楷体字。

这一点, 大家要注意。四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签 发人时,要求是签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依 次均匀编排, 每行两个姓名, 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐, “签发人”标注在第一行(上行文的发文字号与最后一个签发人姓名 同处一行)。

(四)公文标题常见错误。公文标题由发文机关、公文内容、文种三 部分组成,一般格式为“发文机关+关于××(事由)的+文种”。

常见错误主要有: 一是要素不全。发文机关、事由、文种,三要素缺 一不可,特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时,遇 到比较多的问题是 “某某中心关于某某事项的情况报告” , 应该用 “某 某中心关于某某事项情况的报告”。二是表述不清楚。例如:某中心 更换设备需要申请经费,给省体育局打了个请示,标题是“某某中心 关于更换某种设备的请示”,这是不对的,应该是“某某中心关于更 换某种设备所需经费的请示”;再比如,某某中心就某事提出意见请 省体育局批复,经局里研究同意某中心的请示,这时有职能处室代省 体育局起草批复时,标题用“省体育局关于某事(某意见)的批复”, 这也是不对的,应该是“省体育局关于同意某事(某意见)的批复”。

三是编排不当。要求一般用 2 号小标宋体字(注意字体),编排于红 色分隔线下空二行位置(注意位置),分一行或多行居中排布;标题 折行时词组不能拆开,以防止引起歧义;标题中的“的”字不能与文 种单独排行,如“的请示”、“的通知”不能单独排行;标题排列应 当使用梯形或菱形(原来下发文机关一般单独一行,新的格式没有作 明确规定)。四是标题中书名号使用错误。根据规定,“公文标题中 除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”(本次新格式未 作明确要求,建议仍按原规定执行),但实际公文制作中,与该规定 相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关 于加强某某工作的若干意见》的通知”、“转发《某某局关于向某某 同志学习决定》的通知”,“关于印发《某某市体育局局财务管理办 法》的通知”,等等。此处的“意见”、“决定”“办法”都不是法 规、规章,因此不可用书名号,可分别改写为“印发关于加强某某工 作的若干意见的通知”、 “转发某某局关于向某某同志学习决定的通 知”、“关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知”。有的该用 的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、 “关于印发‘某某工作管理暂行规定’的通知”等等,此处“规定” 属于规章类,故应用书名号标注,可改写为“关于印发《某某工作管 理暂行规定》的通知”。

(五)主送单位常见错误。除命令和令、通告、公告、纪要外,公文 必须标明主送机关(也就是抬头),并使用全称或者规范化简称。一 是上行文只能标注一个主送机关(个别情况如抬头“省委、省政府” 除外),给省体育局报文不能写给处室(如果省体育局内设机构如办 公室、 人事处等可以自行处置的事项, 可以直接向有关内设机构行文, 但应当使用“函”);二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有 多个主送单位,排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则;不同 系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开,同一系统、同一级别的 主送单位之间用顿号隔开。如省政府办公厅发文抬头写成“各设区市 人民政府,各县(市、区)人民政府,省政府各部门”,省体育局发 文顺序是“各市体育局,机关各处室,各直属单位”,而如果省体育 局发文抬头写成“各市体育局、机关各处室、各直属单位:”就是不 正确的。三是编排不正确。要求编排于标题下空一行的位置,居左顶 格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。这方面大家要 注意。

(六)结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一是结构层次表 示错误。一般而言,结构层次序数分“一、”、“(一)”、“1.”、 “(1)”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法 表示,有的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法,有的是从第 一层表示就直到第三或第四层表示。通常,只有两个层次时,可分别 用 “一、 ” “1.” 标识 (数字序号后用小圆号 “.” 而不能用顿号 “、 ” , 如“1.”而不是“1、”),“(一)”和“(1)”括号外面不带标 点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是??”或“首 先、其次、第三??”等。二是字体使用不当。标准规定,一般第一 层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。这方面,大 家要注意。三是标点使用不规范。标准规定,公文中第一层次标题后 不加标点符号(一般单独成行),第二层次以下的标题后均应加标点 符号(一般不单独成行)。经常见到要么都不加标点符号,要么全加 标点符号,这都是不正确的。

(七)字符使用上容易出现的几个错误。一是汉字“○”用阿拉伯数 字“0”或大小定英文字母“O”代替;二是公文发文字号用的六角括 号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“()”代替;三是单书名号 “ 〈〉 ” 用大于、 小于号合在一起形成 “<>” 代替; 四是分隔符 “. ” 用小数点“.”代替;五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母 “X”代替。解决以上问题,可从文档“插入”功能的“特殊符号” 中查找。同时要注意,行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转 行时应作技术处理,不得分开。

(八)数值范围表述常见错误。常见的错误有:4-6%、0.2-6 等,规 范的写法应分别为 4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时, 也不能省略第一个数字后的单位, 如 “5 万-10 万人” 不能写成 “5-10 万人”、“18 岁至 20 岁”不能写成“18 至 20 岁”。表示时间范围 时,可用“2000-2005 年”、“3-4 月”,但不能用“2000-2005 年 度”、“3-4 月份”。表示概数时,邻近的两个数字应当并列连用, 中间不应使用顿号隔开,如“三四天”,不能写成“三、四天”、 “七 八十年代”不能写成“七、八十年代”。

(九)引用(引文)常见错误。一是引用公文不规范,往往只引发文 号或不引发文号。根据规定,文中多次引用同一文件,应先引发文机 关(有时可省略)、标题,后引发文字号(用括号括住),再次出现 时可直接引用发文字号,无文号的,第一次引用时可在文件名称后面 加括号注明简称。二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送 审稿)”时不规范,出现诸如“现将《×××实施方案》(征求意见稿) 呈上, 请提出修改意见” 的错误。

规范用法是,在引用标题上含有 “(草 案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制度、方案 时,引用其标题时应放在书名号之内(其余放在书名号外),如上例 应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上,请提出修改意 见”。三是使用非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明 “以下简称×××” 首次出现时就需简称的,应在直接简称后加括 号说明其全称。四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引 号标明,凡将引用语独立来用,末尾的标点应放在引号的里边,凡将 引用语作为作者自己话的一部分, 末尾不用标点 (是一句话的最后时, 句号放在引号外)。许多公文在这方面经常用错。

(十)阿拉伯数字与汉字混淆。规范用法:一是定型的词、词组、成 语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中,作为语素的数字必须 使用汉字。如,五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二 五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日,含有日月简 称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用 汉字。如辛卯年正月二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。

三是统计表中的数值(正负数、小数、百分比、分数等)以及公历世 纪、年代、年、月、日和时刻,必须用阿拉伯数字。如改革开放 30 年来、下午 5 时前报到、公元前 2500 年等。实际使用中,也有一些 情况, 具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的, 允许灵活变通。

比如,整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中,可以 用汉字;比较孤立的普通数量结构(数字加普通量词),如果是十以 下的整数用汉字就较得体,如一个人、三本书、看了十遍、三项议题 等;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等 表示的约数一般使用汉字, 但如果文中出现一组具有统计和比较意义 的数字,为保持体例上的一致性,其约数也可以使用阿拉伯数字,如 “通过几年的发展,该区已入驻企业 35 家,总投资近 20 亿元,2010 年完成税收 5000 多万元。” (十一)容易用错的词。一是“截止”与“截至”。

从意思上讲, “截止”含有“停止”的意思,而“截至”的“至”有“到”的意思。

从用法上来说,“截止”后不能带时间宾语,不能说“截止昨天”或 者“截止某月某日”。

“截至”后面必须带时间宾语,例如“截至 昨天”、 “截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”,就与“截 至”的意思相同了,可以在后面带宾语。例如“截止到昨天”、“截 止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的 定型和拍板定案,强调动作已完成;“制订”强调方案、计划等形成 过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等; “制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等 表示抽象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者居多,公文中习 惯用于具体规章制度的订立,如“研究制定体育产业发展规划”应该 是“制订体育产业发展规划”。三是“其它”与“其他”。据国家语 委有关规定,在法律法规和公文中统一用“其他”,不用“其它”一 词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词,使用范围较广, 通用于各种文体;“遵照”带有尊重色彩,后面的名词多为上级、长 辈的指示、教导等。“按照”是介词,“遵照”是动词,如“按照× × 同志的指示精神??” , 应写为 “遵照×× 同志的指示精神??” 。

五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”,不能用“报导”。

六是“期间”与“其间”。在使用时,“其间”前面总有一段关于时 间的叙述,“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如 果“其间”前面再加上“这”或“那”,就重复了。

“期间”的用 法恰恰相反,它前面应该加修饰成分,如“这期间”“那期间”“开 会期间”等等。“期间”不能单说,而“其间”可以单说,如“期间, 对文件修改了 20 多次。”应写为“其间,对文件修改了 20 多次”。

七是列举完后“等”的用法。有两种情况,一种是没有列举完的时候 用“等”,如“北京、上海等城市”,还有一种用法是列举完之后用 “等”,例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”,这里的“等” 是表示列举完了之后收尾。 (十二)语言表述不够规范。我们工作中遇到的主要问题有三方面:

一是请示事项表述不清楚。如某中心向局里写了一个购买设备的请 示,文中提到,因某某原因,需要购买价值为多少的设备,最后是妥 否请批示。从公文中看不明白,你是购买设备这个事是需局里批准, 还是向局里申请购买设备的费用。后经了解,是申请经费。既是申请 经费,请示内容就要明确落到申请经费上。二是语言不简洁精炼。公 文应当观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲(不拐 弯抹角)。我们遇到比较多的问题是总怕说不清楚,长篇大论,过多 地论述目的、意义等,公文应该简短,把事说清楚即可。三是字词不 规范。公文有一套自己的规范常用语言(开端用语、承启用语、表态 用语、征询用语、结尾用语等),我们要尽可能地使用公文语言。如:

开端用语:据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等;期请用语:

敬请、恳请、报请、望、希望、盼等;综合用语:为此、据此、值此、 综上所述、总之等;结尾用语:以上请示当否,请批复;妥否,请批 示;上述意见如果可行,请批准;以上报告如有不当,请指示;特此 函告;特此布告等。

(十三)“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分,这一点容易 忽视,因此公文如有附件,应当在正文后、成文时间前的位置上标注 “附件说明”(不能标注到成文日期之后)。一是标注位置和字体易 出错。国家标准规定:公文如有附件,在正文下空 1 行(常见错误是 在正文下空两行或多行处标注) 左空 2 字用 3 号仿宋体字标识 “附件:

” (常见错误是标识为“附:”或“附表:”),后标附件名称。二是 标点符号易出错。附件名称后不加标点符号(常见错误是名称后加标 点符号)。三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码(常见 错误是标识附件序号时未按规定使用阿拉伯数码, 第一个附件没有紧 随“附件”依次排列而是另起一行);多个附件或附件标题有折行时 (常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序号”对齐) 正确标识方法是: 附件:1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX (十四)落款(发文机关署名、成文日期)和印章使用要注意。前面 已说到,这次新标准将党委系统和政府系统做法进行了统一。这里有 五个注意事项:一是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机 关署名,这是一个新的变化和要求,必须引起注意。二是成文日期。

今后所有公文的成文日期由汉字标注改为用阿拉伯数字标注, 这也是 一个新的变化和要求,必须引起注意。成文日期,注意不能按拟稿日 期标注, 会议通过的决定、 决议等以会议通过日期为准; 领导签发的, 以签发日期为准;联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准; 法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开 始执行的日期;特殊情况署印发日期,如电报。三是编排位置。分两 种情况:加盖印章的公文,标准规定,单一机关行文时,一般在成文 日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中 下压发文机关署名和成文日期, 使发文机关署名和成文日期居印章中 心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合 行文时, 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位 置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印 章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互 不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距 正文(或附件说明)一行之内(注:联合上报的公文可以由主办机关 加盖印章,联合下发的公文发文机关都要加盖印章)。不加盖印章的 公文,一般情况下,电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志 的普发性公文可以不加盖印章(实际中我们几乎用不到,了解一下即 可)。单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编 排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文 机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文 日期右空二字编排, 并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时, 应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。四是联 合行文印章。为防止出现空白印章,一般将各发文机关名称(可用简 称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上, 主办机关印章在前,每排最多排 3 个印章,两端不得超出版心,最后 一排如余一个或两个印章,均居中排布,印章之间互不相交或相切, 在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。

首排印章顶端应当上距 正文(或附件说明)一行之内。五是“此页无正文”的错误。机关署 名、成文日期和加盖印章与正文必须同处一面,当公文排版后所剩空 白处不能容下时,应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公 文内容的方法,务必使机关署名、成文日期、印章与正文同处一面, 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(十五)“附注”常见错误。附注一般是对公文的发文范围,联系方 式,使用时需注意的事项加以说明,如上行文的“联系人”、“联系 电话”,下行文的“此件发至县级”,“此件公开发表”等等。常见 错误,一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下 1 行居左空 2 字加圆括号标识。二是上行文没有附注。按规定,请示、 报告、意见、函等上行文应附注“联系人”、“联系电话”,常见到 有些单位给省体育局的上行文(特别是请示件)没有附注联系人,这 是不正确的, 也不便于及时沟通相关事项。

三是附注应用范围不清楚。

附注不是对公文内容作出解释或注释, 不能把公文中需要解释的事项 用附注来表示。

(十六)“附件”常见错误。公文附件是正文,这一点很多同志认识 不到,往往不够重视,如果应有附件而没有附件或使用不当,就会影 响工作。常见错误:一是应有未有。以下五种情况应当有附件:正件 是贯彻落实局领导批示精神的,要附上领导批示签的复印件(必要时 附原件);正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的,要附上 附件(会签件要附上会签意见件),以便局领导做出决策;正件是邀 请局领导出席会议或活动的,应当附上日程安排,需领导讲话的还要 附上代拟稿; 正件是需要以省体育局名义给省政府或国家体育总局行 文的, 要附上代拟稿; 当正文内容较长、 且相对完整时可作附件处理, 如工作总结等。二是“附件”与正件混淆。比如,印发或转发讲话、 规章和文件时,将讲话、规章和文件视为附件处理,是错误的(根据 规定, 印发 (转发) 讲话、 规章和文件时, 如已在标题中明确印发 (转 发)内容的,所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正件;而文件 标题未明确转(印)发内容,且需对正件作补充说明的其他材料,应 以附件形式处理)。三是标注位置和字体不正确。标准规定,附件应 当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订,并在附件左上角 第 1 行顶格标识“附件” 字样,有序号时标识序号,如“附件 1”, “附件 2”,“附件 3”等。注意字体用 3 号黑体,后不加“:”。附 件标题居中编排在版心第三行(也就是说“附件”与“标题”之间要 空一行)。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记” 之后。

(十七)“抄送机关”常见错误。抄送机关是指主送机关外需要执行 或知晓公文内容的其他机关。常见错误:一是没有使用全称或者规范 化简称、统称。二是标点符号用错,没有按照“同一性质、层级的抄 送机关用顿号隔开,不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开,在最 后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号,特别是在“最后一 个抄送机关后标句号”方面常出错。三是字体字号用错。一般用 4 号 仿宋体字,左右各空一行编排。注意:不是 3 号仿宋体字,不是顶格 也不是空两字,这方面特别容易用错。四是使用“抄报”等字样,公 文处理办法中没有“抄报”、“报送”,无论是上级机关还是下级、 平级机关应当一律使用“抄送”。

(十八)“印发机关”和“印发日期”常见问题。一是字体问题。印 发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字,常见错误是用成 3 号字体。

二是编排位置问题。

印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上, “印 发机关”左空一字,“印发机关”右空一字。三是“(×年×月×日 印)”与“(×年×月×日印发)”问题。省政府办公厅的做法一直 是使用“(×年×月×日印)”,主要考虑上行文用“印发”不合适, 为体现一致性,省体育局原来也要求使用“(×年×月×日印)”。

这次新的要求是使用“(×年×月×日印发)”。四是印制份数问题。

新的格式对此未做明确规定。

(十九) 制作复合体公文常见错误。

印发、 转发公文也称复合体公文。

拟制此类公文常不些地方不清楚,要注意:一是“印发”、 “转发”、 “批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。

“印发”的原文制作和来文渠道是本机关;“转发”的原文制作和来 文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关; “批 转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。二是不要将印转文件当 附件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称,将被印 转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是:印发或转发讲话、 规章和文件,如已在文件标题中明确的,所印发或转发的讲话、规章 和文件应作为正文,如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲 话的通知”、 “关于转发《党政机关公文格式》的通知”,某某同 志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文,不能以“附件”的形式 出现, 这时处于复合体公文前面的 “通知” 作用和地位类似于 “按语” 或“编者按”。三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件 和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式,各有各的成文 日期,各有各的印章,各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技 术处理,具体办法是:去掉被转发文件的版头、版记,将其发文字号 移至被转发文件标题的右下侧;去掉被转发文件的主送机关;将被转 发文件的发文机关移到其标题之下(或以括号标注),若其已在复合 公文标题或“转发语”里出现,则可省略;去掉被转发文件的印章; 去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下(或以括号标注)。四 是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中,经常遇到逐级 层层转发公文的情况,如果按照标题制作的一般原则拟题,标题构成 一般是:发文机关+“关于转发”+被转发文件的发文机关+被转发 文件名称(或其主要内容)+文种,但这样往往造成两种情况,一个 是标题冗长繁琐, 二个是成分多余, 一个标题中多次出现 “关于” “转 发”、 “通知”,就会出现类似“某某中心(市体育局)关于转发《河 北省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》的通 知” 这类的标题。拟制此类标题时一定要掌握一个原则,即无论层 次多么繁杂,无论转发多少通知,标题中只能出现 1 次“关于”,最 多只能出现两个“通知”。解决办法主要有四:①直接转发第一个发 文机关的通知(省略法)。如标题“某某市体育局转发《省体育局转 发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》”,可以将其改写 为“某某市体育局转发国家体育总局关于某某问题的通知”(注:凡 是批转、转发、印发的公文,如果被转发、批转或印发的文件标题中 有“关于”二字,那么标题中的第一个“关于”,即本级机关后的“关 于”应该删掉,标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”, 同时转发标题的文种“通知”也要省略);②抽取被转发文件的核心 自拟标题(概括法)。如“某某市体育局转发河北省体育局转发国家 体育总局关于进一步做好群众体育工作的通知”,可改写为“某某市 体育局关于转发进一步做好群众体育工作的通知”。③在标题中只出 现上一级机关转发通知的文号(替代法)。如“某某省委关于贯彻落 实中发〔1989〕12 号文件精神的通知”、“某某市人民政府办公室 关于贯彻省发〔2005〕23 号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置 工作的通知”(采用替代法时,最好不要只写文号,要尽量在标题中 标明事由主旨, 让人一目了然, 也便于查询) 。

④直接转发原文件 (直 转法)。转发的是法规、规章如层次太多可直接转发,如标题“某某 市体育局转发省体育局关于转发《全民健身条例》的通知”,可以将 其改写为“某某市体育局关于转发《全民健身条例》的通知”。

公文常见错误分析及对策 一、 存在的问题 (一)文种使用乱.一是生造文种.把没列为文种的公文种类作 为文种使用. 《办法》所确定的公文文种共有 13 类 14 种,即:命名、 ...

二、公文格式常见错误 ? ?根?据?国?家?质?监?总?局?1999?年?12?月?发?布?的?国?家?标?准(GB/T9704-1999),公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程...

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