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文书档案管理办法,公司文书档案管理办法,文书档案按件整理办法,文书档案管理制度

发布时间:2013-05-22 来源: 机关文书档案管理办法

文书档案管理办法 第一条:为了加强公司文书档案管理,做好公司文书的立卷工作,保 证文书档案的完整与安全,根据上级有关规定,结合公司实际,特制定本 办法. 第二条:本...

文书档案管理办法 第一章 总则 第一条 目的 为使文书管理制度化,以增进文书处理品质及效率,特制订本办法。

第二条 范围 本办法所讲文书管理, 指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之 文书,自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 第二章 文件流传细则 第三条 分类 1、登记的文书范围:结合《档案管理规定》的要求; 2、外来文件:公文(命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、 批复、涵、会议纪要) 、电报、传真等等; 3、本部制发文件:本公司内部文件和对外业务文件。

第四条 行文要求 公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。

1、正式文件 由公司根据其重要性确定是否系正式文件,正式文件要填写文件签发笺,由 总经理签发,并加盖公章。

2、签呈 (1)公司内部下级对上级有所请示时用; (2)签呈不得越级上报; (3)须总经理阅示之签呈,部门主管应有明确的意见。

3、备忘单 (1)公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、 联络时用; (2)由公司下发的备忘单由总经理核准,各部门所发备忘单由部门主管核 准。

4、传真 (1)处理业务时使用; (2)传真由各业务部门自行管理,指定专人负责收发、登记、跟催和归档; (3)以公司名义发出的传真,须经总经理核准。

第五条 收文 1、本公司与外界往来的文件,由办公室统一登记、收文。

2、公司所收上级部门或其他单位公文,由总经理办公室进行收文登记后, 送总经理阅示处理。

3、内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

4、部门所收公文交部门主管处理,对需办理的应抓紧时间办理,不得延误 和推诿。

第六条 发文 1、以公司名义撰写的文件,可由各部门自行拟稿,统一由公司办公室登记 签发。

2、 公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后,由总经理办公室负责下发。

3、部门上报、部门间往来及部门内下发公文,经部门经理签字后,由各部 门自行登记、签发。

第七条 分文 1、 外来文件由办公室登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。

2、 内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签 收。

第八条 会签 1、需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。

2、各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并 签署意见。

3、文件收文后,再依"收文处理单"内所指定的会签顺序,转送其他会签部 门或某人, 若某部门或某人为最后一个会签单位, 则处理后将本文件转送办公室。

第九条 公文归档 1、管理部门 (1)公司的公文及档案由总经理办公室统一管理; (2)会计档案由财会部负责整理保管。

2、文件档案移送归档时点收原则 (1)检查文件之本文及附件是否完整,如有缺少,应追查归入; (2)文件处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办人员补办; (3)与本案无关的文件,应立即退回经办人员。

3、保存期限 (1)公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。

(2)公司永久保存的文件有:

①公司章程; ②董事会会议记录; ③政府机关核准文件; ④不动产所有权及其他物权、债权凭证; ⑤设计图纸、重要设备技术资料; ⑥其他经核实须永久保存的文件。

4、档案清理 (1) 档案管理人员应每年对文件进行一次清理,该归档的文件应装订成册, 及时归档。

(2)所有档案须入柜保存,永久保存的文件应放入保险柜内保存。

(3)档案柜应保持整洁,并有防虫蛀措施。

(4)档案保存期满,须销毁的,应造册呈总经理核准后实施,并应在该卷 目次表附注栏内注名销毁日期。 第三章 重要文件的审核、执行 第十条 审核、批示 涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件,由办公室汇总签办意见, 呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

第十一条 执行 经总经理或有关人员的批示后,正本留办公室归档存查,由办公室将文件复 印一份送执行单位处理并督促执行。 第四章 撰写文书格式 第十二条 公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

第十三条 对已经统一的文书类(以附件形式下发) ,要求各部门及员工严格 按公司规范格式操作。 第五章 附则 第十四条 本办法未尽事宜,参照公司其他相关制度执行。

第十五条 本办法自下发之日起实施。 提示:

1、明确制定目的及文书管理范围。如规定本办法所讲文书管理,指本公司 各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书,自收(发)文至归档全部过程 之办理与控制。参见上文第一、二条。

2、明确相关分类及行文要求。

如规定公司内公文格式主要为公司正式文件、 签呈、备忘单、传真。参见上文第三、四条。

3、明确收文、发文、分文、会签的要求。如规定以公司名义撰写的文件, 可由各部门自行拟稿,统一由公司办公室登记签发。参见上文第五、六、七、八 条。

4、明确公文归档的要求。如规定公司的公文及档案由总经理办公室统一管 理;会计档案由财会部负责整理保管。参见上文第九条。

5、明确重要文件的审核、执行。如规定涉及公司总体协调或应由公司总经 理审核的文件, 由办公室汇总签办意见,呈总经理或交其他被授权者做最终的审 核、批示。参见上文第十、十一条。

6、明确撰写文书格式。如规定公司实行按国家标准和公司标准统一的文书 规范格式。参见上文第十二、十三条。

7、明确其他事项以及施行时间等。参见上文第十四、十五条。

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